Cuando una empresa quiere recortar gastos, suele revisar las partidas más evidentes. Sin embargo, una parte importante del dinero se pierde en actividades cotidianas que generan costes invisibles que no identificamos como gastos concretos.
Eliminar este tipo de costes comienza por identificar qué está haciendo que el negocio necesite más tiempo, esfuerzo o recursos para obtener un mismo resultado.
Repetir tareas, un gran coste invisible que puede evitarse
Uno de los gastos menos visibles de una empresa son las tareas que tienen que hacerse dos veces. Por ejemplo: un presupuesto con información desactualizada, un pedido mal registrado, un documento incompleto…
En estos casos hay que localizar el origen del error, comunicarlo, recuperar la información, corregir el error y asegurarse de que ahora está bien hecho.
Para calcular su impacto, registra cuánto tiempo se dedica a corregir estas incidencias y con qué frecuencia se producen.
Tareas manuales que consumen horas sin producir valor
Hay muchas tareas necesarias para que una empresa funcione que no contribuyen directamente al resultado.
Por ejemplo, una persona recibe una información por correo electrónico, luego tiene que pasarla a una hoja de cálculo, introducirla en un programa de gestión y reflejarla de nuevo en otro documento para preparar un informe.
Cada uno de estos pasos tiene sentido, pero el proceso completo consume mucho tiempo y aumenta la probabilidad de errores. La automatización puede reducir parte del trabajo, pero antes de llevarla a cabo hay que comprobar:
- Si los mismos datos se introducen en más de un programa
- Si hay funciones del software contratado que no se están usando
- Si hay informes que se elaboran manualmente
- Si hay comprobaciones duplicadas que no se necesitan
A veces, la solución es tan sencilla como eliminar un paso, unificar documentos o decidir quién registra cada dato.
Las reuniones y los mensajes que interrumpen el trabajo
Seguro que has visto miles de memes sobre esto o incluso puede que lo hayas vivido tú mismo o tú misma.
Una reunión de treinta minutos con seis personas ocupa tres horas de trabajo acumuladas, sin contar la preparación ni las acciones posteriores. Y lo mismo ocurre con las interrupciones de mensajes, llamadas y consultas que podrían resolverse con un simple correo electrónico.
Esto supone grandes costes invisibles que pueden reducirse:
- Convocando reuniones solo cuando sea necesario debatir o resolver un problema.
- Compartiendo previamente la información que los asistentes necesitan conocer.
- Terminando cada reunión con las decisiones tomadas, las tareas pendientes claras y quién las va a hacer bien definido.
- Agrupando las consultas que no sean urgentes en un mismo documento para evitar continuas interrupciones.
No se trata de eliminar la comunicación, sino de evitar que la coordinación ocupe más tiempo del necesario.
Las herramientas que pagas, pero no utilizas
Seguro que tu empresa tiene suscripciones digitales que están suponiendo un gasto del que no te estás dando cuenta.
Esto puede venir de licencias asignadas a personas que ya no las necesitan, de tener varias suscripciones a funciones similares, de haber contratado planes superiores cuyas facilidades no utilizas…
Revisar de vez en cuando estas suscripciones puede suponer un ahorro muy significativo.
La desorganización también general costes extra
Cuando no hay procedimientos claros para hacer las tareas y dependen solo de la memoria de cada empleado o de consultas a determinadas personas, el trabajo se ralentiza y se complica la situación ante vacaciones, bajas o cambios de puesto.
También puede suceder que se compren materiales que ya tenías, que se pierdan plazos, que dos departamentos estén haciendo la misma tarea sin saberlo, etc.
Documentar los procedimientos es fundamental:
- Quién se encarga de qué
- Qué información necesita
- Dónde debe registrarla
¿Se puede calcular cuánto cuestan estos problemas?
Sí, puedes hacerlo seleccionando un procedimiento concreto y registrando:
- Frecuencia: cuántas veces se repite el problema
- Tiempo invertido: cuántos minutos u horas consume cada incidencia
- Recursos implicados: cuántas personas participan en su resolución
- Coste asociado: coste laboral aproximado de ese tiempo y si genera gastos adicionales, retrasos o pérdida de oportunidades.
Por ejemplo, si una tarea de veinte minutos se repite doce veces al mes, consume cuatro horas mensuales. Si afecta a varios empleados o departamentos, ese tiempo será considerable.
Reducir costes es trabajar mejor
Los costes invisibles no se evitan haciendo recortes de presupuesto generales ni subiendo los precios. El primer paso para gastar menos es dejar de dedicar recursos a trabajos que podrían hacerse de forma más sencilla.
Por eso, nuestra recomendación es detectar qué tareas están produciendo retrasos o fricciones, y qué recursos se están utilizando para solventarlo, para poder cambiarlos. Piensa que son una oportunidad de mejora.
Ten siempre claro el objetivo: eliminar el trabajo innecesario y aprovechar el tiempo recuperado.
